Spätestens seit der Pandemie sind Online-Besprechungen aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Schneller, persönlicher Austausch
• Zeitersparnis durch wegfallende Anfahrtswege
• Senkung der Energiekosten
• Schonung der Umwelt

Wir haben ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, um Ihre Online-Meetings kurzweilig, effektiv und individuell zu gestalten und so bessere Ergebnisse zu erzielen und die Teilnehmerzahl zu erhöhen.

Vorbereitung

Sammeln Sie einige Tage vor Beginn des Meetings Schwerpunktthemen und Fragen. Nutzen Sie dabei entsprechende Tools, die auch Ihrem Team die Möglichkeit bieten, sich auf die Besprechung vorzubereiten.

Sie können sogar die Fragen und Themen bewerten lassen, um ein Bild zur Interessenlage der Teilnehmer zu erhalten. Integrieren Sie dabei nicht nur die Meinungen und Wünsche derer, die am Ende tatsächlich an der Konferenz teilnehmen können.

Zuverlässigkeit als Basis

Verwenden Sie ein ausfallsicheres Videokonferenz-Tool und legen Sie Wert auf eine schnelle Internetverbindung.

Nichts ist zermürbender, als Bildaussetzer und Tonausfälle.

Einfachheit ist Trumpf

Wenn Sie die Bildschirmfreigabe verwenden, gestalten Sie Ihre Folien so einfach wie möglich. Ein Online-Meeting erfordert in der Regel mehr Aufmerksamkeit als ein Treffen im realen Raum. Vermeiden Sie also inhaltsintensive Präsentationsfolien, sonst verliert Ihr Team schnell den Fokus.

Hierarchien

Ernennen Sie einen Moderator, der die Gespräche und Diskussionen unter den Teilnehmern lenkt oder Personen zielgerichtet zu Kommentaren animiert. Achten Sie darauf, dass nicht immer dieselben Personen das Wort ergreifen.

Eisbrecher kann Wunder wirken

Ein lockerer und zwangloser Einstieg ist meist schon die halbe Miete. Ob mit einem kurzen Spiel, einer witzigen oder interessanten Frage oder mit einer kurzen Anekdote – die Möglichkeiten sind vielfältig.

Transparenz

Selbst wenn Zweck und Ziel der Konferenz für die Mehrheit der Teilnehmer womöglich schon im Vorfeld klar sind: Gehen Sie auf Nummer sicher und erklären Sie geduldig, was Sie sich von der Besprechung erhoffen und welche Schwerpunkte Sie setzen.

Timing beim Teilen

Ein geteilter Bildschirm ist in vielen Situationen äusserst nützlich. Achten Sie jedoch darauf, so bald wie möglich, wieder in den normalen Modus zu wechseln, um so das Gespräch so persönlich wie möglich zu gestalten. Minimieren Sie also die Präsentationszeit und geben Sie stattdessen viel Raum für Diskussion und Meinungsaustausch.

Energie halten

Interaktive Tools lassen sich wunderbar in Ihr Online-Meeting integrieren. So gestalten Sie das Gespräch kurzweilig und halten die Aufmerksamkeit konstant hoch.

Ein klar definierter Schluss

Versuchen Sie, das vorher geplante zeitliche Ende des Meeting so exakt wie möglich einzuhalten. Bestimmen Sie notfalls jemanden, der die Uhr im Blick behält und während des Meetings Notizen macht. Nutzen Sie zudem ruhig die Möglichkeit anonymer Umfragen zur Qualität Ihres Meetings, um anschliessend aufschlussreiches Feedback zu erhalten.

Aufzeichnung als Pluspunkt

Auch wenn es für die Teile Ihres Teams eventuell gewöhnungsbedürftig ist: Die Aufzeichnung des Gesprächs kann zur Information für nicht Anwesende aber auch für Sie selbst von grossem Mehrwert sein. Informieren Sie also alle Teilnehmer über Ihren Aufzeichnungswunsch und begründen Sie diesen gut, damit niemand sich überwacht fühlt.

Sie brauchen einen individuellen Fahrplan, um Ihre Online-Meetings attraktiver zu gestalten? Wir sind gerne für Sie da.

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